Keuntungan Sistem Procure to Pay Dalam Suatu Perusahaan
Sebagian besar perusahaan melakukan proses pengadaan barang dan jasa, seringkali kali berhadapan dengan vendor yang cukup banyak dan terjadi kesulitan dalam proses pengumpulan dokumen, kesalahan dalam pembuatan suatu dokumen hingga proses pembayaran. Untuk mengatasi hal tersebut kami akan memberikan solusi yang efisien untuk meminimilasir resiko tersebut yaitu dengan menerapkan sistem Procure To Pay. Apa yang dimaksud dengan Procure To Pay ini? sistem pembelian dan pembayaran dalam jumlah besar. Sistem ini terdiri dari beberapa langkah yaitu daftar Purchase Requition (PR), Purchase Order (PO), tanda terima, invoice, dan pembayaran. Proses ini dibuat untuk menangani seluruh proses pengadaan seperti hal pembayaran suatu proyek pengadaan, pembuatan faktur, managemen inventaris serta monitoring keuangan suatu perusahaan.
Beberapa benefit yang didapatkan ketika menggunakan sistem Procure To Pay
adalah:
Proses procurement secara singkat
Software procurement menyediakan hubungan ke seluruh organisasi sehingga permintaan dapat disalurkan dan disetujui dengan cepat, supplier yang sesuai ditunjuk berdasarkan data yang ada serta PO yabg dikeluarkan dan dikirim ke supplier secara elektronik dan mudah dilacak. Penggunaan file invoice juga secara digital dan mempermudah dalam pembayaran dan gampang terlacak.
Monitoring dengan baik
Dengan solusi Procure To Pay memudahkankan monitoring proses pembelian dan penjualan secara real time.
Meningkatkan kualitas hubungan
Supplier akan cepat mengetahui kewajiban pekerjaan yang harus dilaksanakan dan mengetahui menerima pembayaran.
Meningkatkan kemampuan negosiasi
Ketika supplier memiliki kepastian dalam status pembayaran maka mereka dapat menawarkan persyaratan yang lebih menguntungkan utk pembeli dan dalam saat yang bersamaan, memastikan bahwa supplier juga tetap memiliki penghasilan yang cukup untuk mengembangkan bisnis mereka.
Memiliki managemen yang baik untuk kasus khusus
Ketika melakukan sistem invoicing dan mendapatkan kasus yang khusus akan mendapatkan perhatian yang cukup baik agar dapat terselesaikan dengan baik.
Menyimpan data untuk meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan
Solusi Procure To Pay secara keselurhan menawarkan kemampuan report secara real time. Berdasarkan data historis yang terupdate setiap saat, perusahaan akan memiliki sistem kontrol yang baik terhadap cash flow dan modal kerja.
Mengurangi biaya proses invoice sebanyak 80%
Dengan sistem secara digital atau online akan menghasilan paperless serta mengurangi waktu dan biaya serta memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan SDM (Sumber Daya Manusia) untuk kebutuhan lain dengan cara mengurangi pekerjaan monoton yg bisa digantikan dengan online atau digital.
Procure To Pay juga memiliki tantangan adalah mengumpulkan semua kebutuhan dari stakeholders (pemegang kepentingan) dan memastikan semuanya berkesinambungan agar proses bisnis tetap lancar. Ketika proses ini dikerjakan secara manual atau dengan perangkat yang tidak efisien, maka waktu dan informasi akan terbuang dan pada akhirnya tujuan bisnis menjadi tidak tercapai.
Dalam mendukung agar proses Procure To Pay ini dapart berjalan lancar diperlukan software yang memumpuni, sebagian besar software ERP seperti Oracle, Infor, Microsoft dan SAP menjadi pempimpin pasar market tersebut. Software tersebut menyediakan beberapa modul dari mengatasi hal utama seperti Procure to Pay. Sistem ERP ini biasanya memiliki modul procurement, pengelolaan pesanan, inventaris, pengelolaan Gudang, dan fungsi logistik untuk tahap pengadaan barang dan jasa yang harus dibayarkan. Beberapa vendor yang memiliki sistem ERP tersebut mengfokuskan diri pada proses bisnis suatu perusahaan mencakup proses pengadaan barang atau jasa hingga proses pembayaran. Vendor e-sourcing dan software procurement seperti SAP Ariba dan software Coupa memiliki fitur khusus dalam proses Procure to Pay. Beberapa software lainnya seperti Basware, BirchStreet System, GEP, Jaggaer, Verian dan Zycus mengklaim bisa menerapkan seluruh proses Procure To Pay. Kami juga bisa membantu ada dalam mengatasi dan melengkapi kebutuhan tersebut, hubungi kami untuk informasi lebih lanjut https://www.mitramandiri-informatika.co.id/contact-us
References:
