Bagaimana Manajemen Pengadaan Dapat Menghemat Bisnis Anda
Pengadaan barang dan jasa merupakan salah satu aspek krusial dalam operasional bisnis. Pengelolaan dalam pengadaan yang efektif bisa memberikan dampak positif terhadap profitabilitas Perusahaan. Sehingga dalam mengembangkan strategi untuk menghemat biaya dalam pengadaan barang atau jasa, menjadi prioritas bagi banyak peusahaan
Yuk.. Simak artikel berikut ini yang bisa diterapkan oleh Perusahaan anda untuk bisa menghemat dalam proses pengadaan barang atau jasa tanpa mengurangi kualitas tersebut !
- Perencanaan Yang Baik
Perencandaan merupakan langkah awal yang penting ketika ingin melakukan proses pengadaan. Dengan membuat perencanaan yang detail, kebutuhan barang dan jasa yang sesuai dengan permintaan Perusahaan sehingga tidak berlebihan atau kurang. Perusahan atau tim pengadaan bisa membuat perencanaan jangka Panjang.
- Analisis Kebutuhan
Dalam tim pengadaan harus melakukan analisis kebutuhan yang akurat dan tepat akan membantu mengidentifikasi barang atau jasa mana yang menjadi prioritas utama untuk Perusahaan. Terkadang, Perusahaan mengeluarkan anggaran untuk keperluan pengadaan barang yang tidak terlalu penting dan tidak terlalu diperlukan. Dengan melakukan analisis kebutuhan pengadaan barang atau jasa dengan baik, Perusahaan bisa mengurangi pengeluaran yang tidak penting.
- Menerapkan Sistem Tender
Dalam pengadaan barang atau jasa melalui sistem Tender atau Lelang terbuka, Perusahaan bisa mendapatkan terbaik, dengan melibatkan beberapa pemasok atau supplier barang atau jasa, Perusahaan bisa membandingkan harga dan kualitas, sehingga bisa menapatkan pemasok dengan penawaran yang paling kompetitif.
Proses tender ini bertujuan untuk menjamin Perusahaan akan transparansi, akuntabilitas, efisiensi, serta kualitas dalam pengadaan barang atau jasa.
- Negoisasi Harga
Negoisasi merupakan salah satu kunci dalam penghematan biaya pengadaan. Negoisasi harga dalam pengadaan barang atau jasa adalah keterampilan penting yang harus dimiliki oleh sebuah tim pengadaan. Negoisasi bisa memberikan Perusahaan keuntungan signifikan bagi Perusahaan seperti penghematan biaya, peningkatan kualitas barang atau jasa, serta meningkatkan hubungan baik dengan supplier.
- Penggunaan Teknologi E-Procurement
Perusahaan saat ini sudah banyak yang melakukan transformasi digital, terutama pada proses pengadaan barang atau jasa, sistem ini disebut e-procurement. Sistem e-procurement membuat Perusahaan mengelola proses pengadaan dengan cara digital, menghemat waktu, efektif dan efisien. E-procurement bisa memudahkan tim pengadaan untuk melacak, memantau, mempercepat proses evaluasi dan transparansi serta akuntabilitas.
Mitra Mandiri informatika memiliki sistem e-procurement dengan nama PROMISE. Solusi E-procurement all in oneuntuk Perusahaan anda. Dalam sistem kami, anda bisa melakukan optimalisasi proses pengadaan, mengendalikan anggaran Perusahaan, dan melakukan kolaborasi dengan pemasok terbaik.
- Membangun Hubungan Dengan Vendor
Hubungan yang kuat dengan Vendor bisa memberikan keuntungan yang banyak bagi Perusahaan. Ketika Perusahaan menjalin mitra dalam waktu yang lama dengan vendor yang dipercaya, Perusahaan anda bisa mendapatkan harga yang lebih baik, kompetitif, pengiriman yang lebih cepat serta kualitas dan layanan yang baik.
- Melakukan Pembelian dalam jumlah besar
Pembelian dalam jumlah besar biasanya disertai dengan diskon yang menari bagi Perusahaan. Dengan cara Perusahaan harus melakukan negoisasi untuk bisa mendapatkan harga yang kompetitif, Perusahaan bisa mengurangi biaya tanpa mengurangi kualitas produk atau layanan. Namun walaupun kita melakukan pembelian dalam jumlah banyak, pastikan Perusahaan memiliki tempat atau kapasitas untuk menyimpan dan menggunakan barang tersebut sehingga tidak terjadi pemborosan biaya.
- Evaluasi Vendor Secara Berkala
Selain itu, penting bagi Perusahaan untuk melakukan evaluasi dan monitoring vendor untuk memastikan bahwa mereka tetap memberikan barang dengan kualitas yang baik serta tidak mengurangi layanan yang diberikan.
- Memberikan Pelatihan Tim Pengadaan Barang Atau Jasa
Tim pengadaan barang harus memiliki keterampilan dalam melakukan proses pengadaan barang atau jasa lebih efisien dan efektif. Yang diperlukan dalam tim pengadaan itu Teknik negoisasi, analisis biaya dan manajemen hubungan dengan vendor untuk bisa meningkatkan kemampuan tim mendapatkan hasil yang baik dengan kualitas terbaik juga.
- Kontrol Dan Audit Internal
Perusahaan perlu melakukan control dan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa tidak ada biaya atau pengadaan yang mengakibatkan pemborosan bagi Perusahaan. Dengan melakukan audit dengan benar, pihak manajemen bisa memastikan bahwa proses pengadaan berjalan sesuai dengan SOP ( Standard Operating Procedure ) dan melakukan identifikasi area yang diperlukan perbaikan.
Dalam pengadaan barang dan jasa yang efektif dan efisien membutuhkan perencanaan yang baik, memiliki control yang baik serta penggunaan teknologi untuk mempercepat proses pengadaan. Dengan menerapkan strategi ini, Perusahaan bisa mengurangi biaya secara signifikan tanpa mengurangi kualitas barang atau jasa tersebut.
Proses pengadaan yang efisien tidak hanya dapat memangkas biaya Perusahaan, akan tetapi juga berkontribusi pada sustainability dan kesuksessan jangka Panjang Perusahaan.
Sumber: https://lsppengadaan.id/10-strategi-hemat-biaya-dalam-pengadaan-barang-dan-jasa/
